Giải quyết tranh chấp hiệu quả thông qua hòa giải: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? – Phần 1: Xác lập thỏa thuận hòa giải

Với tính chất thiện chí, linh hoạt và tiết kiệm chi phí, hòa giải đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong các quan hệ kinh doanh. Tuy nhiên, để khai thác tối đa những hiệu quả mà hòa giải đem lại, các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị trong mọi giai đoạn, từ khi xác lập thỏa thuận hòa giải, trước khi tiến hành hòa giải cho đến khi tham gia hòa giải. Thông qua chuỗi bài viết, VICMC sẽ giới thiệu những kiến thức căn bản, các quy định pháp lý liên quan, cũng như những kỹ năng cần thiết cho mỗi giai đoạn của quá trình hòa giải. Phần 1 của chuỗi bài viết giới thiệu về thỏa thuận hòa giải, một điều kiện không thể thiếu trước khi bước vào mọi phiên hòa giải.

1. Thỏa thuận hòa giải là gì?

Trong quan hệ kinh doanh – thương mại, thỏa thuận hòa giải là một thỏa thuận giữa các bên, thống nhất về việc giải quyết tranh chấp có khả năng phát sinh hoặc đã phát sinh thông qua hòa giải. Tương tự như trọng tài, hòa giải là một thủ tục có tính chất tự nguyện và vì vậy, chỉ có thể được tiến hành khi có sự đồng thuận của tất cả các bên. Thỏa thuận hòa giải có thể được các bên xác lập trước hoặc sau khi xảy ra tranh chấp.

a. Xác lập thỏa thuận hòa giải trước khi xảy ra tranh chấp

Trong trường hợp đầu tiên, các bên có thể xác lập thỏa thuận hòa giải dưới dạng một điều khoản trong hợp đồng, quy định mọi tranh chấp phát sinh từ việc thực hiện hợp đồng sẽ được giải quyết bằng hòa giải. Khi xác lập một điều khoản GQTC trong hợp đồng, điều khoản này được coi là một thỏa thuận có tính chất ràng buộc đối với các bên và vì vậy, sẽ ít gặp khó khăn khi yêu cầu các bên tham gia thủ tục hòa giải.

Nhằm đảm bảo tính ràng buộc của điều khoản GQTC và hạn chế các vấn đề phát sinh, các doanh nghiệp nên tham khảo điều khoản mẫu được soạn thảo bởi các cơ quan, tổ chức có chuyên môn về hòa giải. Ví dụ, nếu lựa chọn Trung tâm hòa giải VICMC để giải quyết khi có tranh chấp phát sinh, các bên nên đưa điều khoản hòa giải mẫu sau vào hợp đồng:

“Trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp nào phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng, các bên thống nhất sẽ tiến hành hòa giải một cách thiện chí tại Trung tâm hoà giải thương mại Quốc tế Việt Nam (VICMC) theo Quy tắc hòa giải của Trung tâm này. Các bên sẽ bị ràng buộc bởi thỏa thuận giải quyết tranh chấp đạt được từ tiến trình hòa giải.”[1]

b. Xác lập thỏa thuận hòa giải sau khi xảy ra tranh chấp

            Việc tham gia hòa giải sẽ khó khăn hơn khi các bên chưa có thỏa thuận hòa giải trước khi xảy ra tranh chấp. Khi mâu thuẫn đã phát sinh, việc thuyết phục các bên cùng tham gia hòa giải gặp phải rất nhiều trở ngại, như trở ngại về tâm lý, trở ngại về xung đột lợi ích. Các luật sư tư vấn cho các bên trong tranh chấp, thông qua các quy định pháp luật về hòa giải hay tố tụng, có thể biết về các trường hợp được phép GQTC thông qua hòa giải; nhưng chưa hiểu rõ về ý nghĩa của việc sử dụng hòa giải, đặc biệt là từ góc độ kinh doanh.

             Thực chất, hòa giải được coi là một công cụ quản trị kinh doanh và được các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng trước khi tìm đến những cơ chế GQTC khác như trọng tài hay tòa án bởi những ưu điểm riêng biệt sau[2]:

• Hòa giải ưu tiên xem xét thực tiễn kinh doanh, thay vì chủ yếu tập trung vào vấn đề pháp lý như trọng tài hay tòa án.
• Hòa giải giúp các bên tiết kiệm thời gian. Thông thường, một phiên hòa giải sẽ chỉ kéo dài trong khoảng một đến vài ngày. Trong khi đó, đối với trọng tài hoặc tòa án, các bên phải thực hiện nhiều thủ tục và quá trình giải quyết có thể lên tới nhiều tháng hoặc cả năm.
• Hòa giải giúp các bên kiểm soát được rủi ro về danh tiếng. Quy trình hòa giải diễn ra trong thời gian ngắn hơn và hoàn toàn bảo mật giúp các bên kiểm soát được nguy cơ thông tin liên quan đến tranh chấp bị lan truyền ra bên ngoài.
• Trong quá trình hòa giải, Hòa giải viên có thể giúp các bên xác định vị trí của họ trong tranh chấp dưới góc độ pháp lý. Điều này thúc đẩy các bên tìm kiếm giải pháp thông qua hòa giải, từ đó tránh được các rủi ro về tố tụng sau này.
• Hòa giải giúp các bên tiết kiệm chi phí tố tụng (nếu các bên đạt được thỏa thuận hòa giải thành)
• Hòa giải cho phép các bên kiểm soát được kết quả của việc giải quyết tranh chấp (thay vì chuyển quyền quyết định sang cho trọng tài viên hay thẩm phán)
• Quá trình hòa giải chú trọng đến những nhu cầu, ưu tiên của mỗi bên, từ đó xây dựng những giải pháp sáng tạo, vừa đảm bảo, vừa cân bằng lợi ích của các bên. Chính vì vậy, thỏa thuận đạt được thông qua hòa giải thường có mức độ tự nguyện thi hành cao hơn so với phán quyết trọng tài hay bản án, quyết định của tòa án.

Theo Hòa giải viên Andy Rogers của CEDR, để thuyết phục bên còn lại tham gia hòa giải, bên mong muốn hòa giải cần bỏ qua những định kiến đã hình thành trước đó về vụ tranh chấp và xem xét, đánh giá khách quan về (i) những khó khăn, trở ngại mà bên còn lại đang gặp phải; (ii) những nhu cầu, mong muốn thực sự của họ và (iii) cách mà hòa giải có thể khắc phục những khó khăn, trở ngại cũng như đáp ứng những nhu cầu, mong muốn của bên còn lại[3].

Nếu mâu thuẫn giữa các bên cản trở việc đối thoại trực tiếp, bên mong muốn hòa giải có thể thông qua luật sư của mình để thuyết phục bên còn lại. Bên cạnh đó, hầu hết các Hòa giải viên cũng sẽ sẵn sàng hỗ trợ trong quá trình thuyết phục, ngay cả khi các bên chưa có thỏa thuận hòa giải. Các Hòa giải viên được đào tạo có thể giải thích quy trình hòa giải và giải đáp các thắc mắc, nghi ngờ về hòa giải mà không tạo ra áp lực đối với người nghe. Đồng thời, vai trò trung gian của Hòa giải viên cũng khiến cho bên còn lại dễ dàng lắng nghe hơn.

2. Những điểm cần lưu ý khi soạn thảo thỏa thuận hòa giải

Dù được xác lập trước hay sau khi xảy ra tranh chấp, các thỏa thuận hòa giải đều phải tuân thủ các quy định pháp lý có liên quan. Là một thỏa thuận dân sự, thỏa thuận hòa giải cần đáp ứng những yêu cầu sau để đảm bảo hiệu lực pháp luật[4]:

• Người ký kết thỏa thuận phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và phải có thẩm quyền ký kết trong trường hợp đại diện cho tổ chức, nếu người ký không phải là người đại diện theo pháp luật của tổ chức thì người đó phải được ủy quyền hợp lệ;
• Các bên tự nguyện, không bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép trong quá trình xác lập thỏa thuận hòa giải;
• Thỏa thuận hòa giải không vi phạm điều cấm của luật, không trái với đạo đức xã hội;
• Thỏa thuận hòa giải không nhằm trốn tránh nghĩa vụ, không xâm phạm quyền của bên thứ ba;
• Thỏa thuận hòa giải phải được xác lập bằng văn bản.

Bên cạnh việc đáp ứng các quy định pháp lý, để việc thực hiện thỏa thuận diễn ra thuận lợi, các bên nên kiểm tra kỹ ngôn ngữ được sử dụng trong thỏa thuận hòa giải nhằm đảm bảo tính ràng buộc của thỏa thuận này. Đồng thời, để tránh tốn kém thời gian, thỏa thuận hòa giải nên xác định rõ cách thức chỉ định hòa giải viên, cách thức tiến hành hòa giải, … Khi đó, các bên có thể quy định sử dụng Quy tắc hòa giải của các Trung tâm hòa giải như VICMC nhằm tiết kiệm thời gian đàm phán và hạn chế nguy cơ điều khoản có lỗi. Các Quy tắc hòa giải thường đã được nghiên cứu kỹ lưỡng, bao hàm tất cả các vấn đề có liên quan đến thủ tục hòa giải, đảm bảo tính tuân thủ với quy định pháp luật và tính linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu trong từng vụ việc cụ thể.

Trong trường hợp lựa chọn hòa giải theo Quy tắc hòa giải của VICMC, các bên có thể tham khảo điều khoản hòa giải mẫu đã được đăng tải trên website của VICMC. Điều khoản này đảm bảo sự ràng buộc đối với việc tham gia hòa giải, cũng như thực hiện thỏa thuận mà các bên đạt được sau quá trình hòa giải.

[1] VICMC, Điều khoản hòa giải mẫu, https://vicmc.vn/van-ban-bieu-mau-ap-dung-tai-vicmc/

[2] Tham khảo từ bài viết “How To Mediate with Difficult People” của Hòa giải viên Andy Rogers, Trung tâm Giải quyết tranh chấp hiệu quả CEDR, tham khảo tại: https://www.cedr.com/how-to-mediate-with-difficult-people/

[3] Andy Rogers, How to Mediate with Difficult People, CEDR, tham khảo tại https://www.cedr.com/how-to-mediate-with-difficult-people/

[4] Theo các quy định của Bộ luật dân sự 2015 và Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hòa giải thương mại