Ngày 31/12/2025, Việt Nam chính thức nộp văn kiện gia nhập Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) tại Bộ Ngoại giao Hà Lan. Theo Nghị quyết số 407/NQ-CP ngày 12/12/2025 của Chính phủ, Công ước dự kiến có hiệu lực từ ngày 11/9/2026 trong quan hệ với các quốc gia thành viên không phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước^[1]. Trong thời gian chuyển tiếp trước ngày 11/9/2026, cơ chế hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP (Nghị định 111), vẫn sẽ được áp dụng. Bài viết phân tích tác động của Công ước Apostille đối với giấy ủy quyền trong giải quyết tranh chấp theo thủ tục tố tụng tại tòa án và thủ tục hòa giải thương mại, chỉ ra những thuận lợi thiết thực đồng thời nhận diện các khoảng trống pháp lý và rủi ro tiềm ẩn cần lưu ý trước khi Công ước có hiệu lực.

Công ước Apostille được thông qua ngày 05/10/1961 tại Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH), với mục đích thay thế quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống bằng một chứng nhận thống nhất duy nhất là Chứng nhận Apostille^[2]. Phạm vi áp dụng của Công ước bao gồm các giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của một nước thành viên ban hành, được sử dụng trên lãnh thổ của một nước thành viên khác, bao gồm: giấy tờ liên quan đến tòa án hoặc cơ quan tài phán; giấy tờ hành chính; văn bản công chứng; và các xác nhận chính thức trên văn bản tư do người có thẩm quyền ký trên cơ sở năng lực riêng của họ. Tuy nhiên, Công ước không áp dụng đối với văn bản do cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự lập, hoặc các giấy tờ hành chính trực tiếp liên quan đến giao dịch thương mại và hải quan^[3]. Một đặc điểm quan trọng cần lưu ý là Chứng nhận Apostille chỉ xác thực chữ ký, thẩm quyền và danh tính của con dấu hay tem trên giấy tờ công đó, không xác thực nội dung tài liệu^[4]. Tính đến nay, Công ước có 129 quốc gia thành viên, bao phủ hầu hết các trung tâm kinh tế, tài chính và tư pháp lớn trên thế giới^[5].

Theo quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống, giấy tờ ủy quyền phải qua nhiều bước chứng nhận bởi cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự, sau đó mới được nộp lên cơ quan có thẩm quyền. Quy trình này thường mất nhiều ngày đến nhiều tuần, chi phí cao và thủ tục phức tạp, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải quyết tranh chấp trong tố tụng và hòa giải thương mại quốc tế. Khi Việt Nam gia nhập Công ước Apostille, những thay đổi cơ bản sau đây sẽ diễn ra đối với giấy tờ ủy quyền^[6]. Theo quy trình hiện hành được quy định tại Điều 14, 15 Nghị định 111, giấy tờ phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận, rồi được nộp kèm vào bộ hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Khi Công ước Apostille có hiệu lực, quy trình đó được thay thế bởi các cơ chế sau^[7]: đối với giấy tờ ủy quyền từ nước ngoài vào Việt Nam, thay vì phải hợp pháp hóa lãnh sự, nay chỉ cần có Chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ cấp; đối với giấy tờ ủy quyền từ Việt Nam ra nước ngoài, Cục Lãnh sự tại Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ tại TP.HCM sẽ cấp Chứng nhận Apostille thay thế cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 111. Trong thủ tục tố tụng tại Toà án và hòa giải thương mại, giấy ủy quyền có Chứng nhận Apostille từ bất kỳ quốc gia thành viên nào sẽ được công nhận tại các tòa án và trung tâm hòa giải tại Việt Nam mà không cần bước hợp pháp hóa lãnh sự bổ sung, miễn là nội dung giấy ủy quyền phù hợp với pháp luật Việt Nam.

Trên thực tế, kinh nghiệm từ các quốc gia đã áp dụng Công ước Apostille cho thấy những tác động tích cực đáng kể đối với tố tụng và hòa giải thương mại quốc tế. Tại Singapore, hệ thống e-Apostille hỗ trợ mạnh cho Trung tâm Hòa giải thương mại Quốc tế Singapore (SIMC), rút ngắn đáng kể thời gian xác thực giấy tờ ủy quyền trong các vụ hòa giải thương mại xuyên biên giới. Thay vì phải mất từ 3 đến 5 ngày làm việc để luân chuyển và xác thực văn bản giấy qua các cơ quan ngoại giao, hệ thống này cho phép cấp chứng nhận kỹ thuật số ngay lập tức. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc đẩy nhanh tiến độ xử lý các vụ việc xuyên biên giới, nơi các bên thường ở các múi giờ khác nhau và cần xác thực gấp các văn bản như Giấy ủy quyền (Power of Attorney) hoặc Thỏa thuận hòa giải (Settlement Agreement) để quá trình xử lý vụ việc diễn ra hiệu quả và thuận lợi hơn^[8]. Tại Philippines, hệ thống e-Apostille giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý bằng cách thay thế toàn bộ quy trình vận hành thủ công bằng quy trình số hóa đồng bộ. Thay vì phải nộp hồ sơ trực tiếp tại các văn phòng của Bộ Ngoại giao (DFA) và chờ đợi lịch hẹn, người dùng tại Philippines hiện có thể nộp đơn trực tuyến 24/7 từ bất kỳ đâu^[9]. Tại Liên minh châu Âu (EU), sự kết hợp giữa Apostille và cơ sở dữ liệu xác thực điện tử chung của Liên minh góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình công nhận giấy tờ xuyên biên giới, cả trong nội khối lẫn trong quan hệ với các đối tác thương mại lớn ngoài EU^[10].

Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi, cần nhận diện rõ các thách thức pháp lý, thực tiễn và hợp tác quốc tế trước khi Công ước Apostille có hiệu lực đối với Việt Nam. Thứ nhất, thách thức về pháp lý, hiện nay chưa có nghị định hướng dẫn, xây dựng danh mục các loại giấy tờ công được cấp Apostille, đồng thời chưa có hướng dẫn riêng về giấy tờ ủy quyền trong tố tụng tại Toà án và hòa giải thương mại. Khoảng trống pháp lý có thể gây ra nhiều lúng túng, vướng mắc trong quá trình triển khai thực thi khi Công ước chính thức có hiệu lực tại Việt Nam. Thứ hai, thách thức về thực tiễn, do Apostille là một cơ chế hoàn toàn mới đối với hệ thống pháp luật Việt Nam, không ít lo ngại được đặt ra về khả năng thích ứng và vận hành của cả cơ quan nhà nước lẫn cộng đồng doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc triển khai cơ chế này cũng là một bài toán cần được giải quyết kịp thời để đáp ứng được các yêu cầu về số hóa và minh bạch thông tin. Thứ ba, về hợp tác quốc tế, Công ước Apostille chỉ có giá trị trong quan hệ giữa các quốc gia thành viên, trong khi Việt Nam vẫn duy trì quan hệ thương mại và tố tụng với nhiều quốc gia chưa phải thành viên. Nếu doanh nghiệp và cơ quan tiếp nhận thiếu cập nhật về danh sách thành viên của Công ước Apostille hiện hành có thể dẫn đến áp dụng sai cơ chế xác thực, gây rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho cả hai bên tranh chấp.

Từ những thách thức nêu trên, có thể xác định các giải pháp xử lý vấn đề này như sau: Thứ nhất, để bảo đảm giấy ủy quyền gắn Chứng nhận Apostille đáp ứng yêu cầu nội dung theo pháp luật Việt Nam, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần xây dựng hướng dẫn thống nhất về tiêu chí tiếp nhận và kiểm tra nội dung giấy ủy quyền nước ngoài có Chứng nhận Apostille, đặc biệt về phạm vi thẩm quyền đại diện, quyền tham gia tố tụng và quyền ký kết thỏa thuận hòa giải thành. Bên cạnh đó, các trung tâm hòa giải thương mại cần chủ động ban hành mẫu giấy ủy quyền sử dụng trong hoạt động hòa giải đối với tranh chấp thương mại quốc tế, tích hợp đầy đủ các yêu cầu về thẩm quyền đại diện theo pháp luật Việt Nam, để các bên nước ngoài có thể sử dụng trực tiếp. Thứ hai, các trung tâm hoà giải cũng cần thường xuyên cập nhật danh sách thành viên của Công ước Apostille hiện hành để có hướng dẫn, rà soát về việc uỷ quyền theo thủ tục gắn Chứng nhận Apostille; Thứ ba, Nhà nước cần tổ chức đào tạo chuyên sâu cho cán bộ tại các cơ quan nhà nước, tòa án và trung tâm hòa giải thương mại về cách nhận diện, xác minh và xử lý giấy tờ gắn Chứng nhận Apostille. Nhà nước cũng cần xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tích hợp danh sách cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille của từng quốc gia thành viên để phục vụ tra cứu nhanh, đồng thời khẩn trương triển khai cơ chế cấp e-Apostille trực tuyến nhằm rút ngắn thời gian xử lý và giảm gánh nặng hành chính cho người dùng. Thứ tư, đối với các quốc gia chưa phải thành viên Công ước hoặc có phản đối việc Việt Nam gia nhập, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 111 vẫn là cơ chế duy nhất có giá trị pháp lý. Cơ quan nhà nước cần vận hành đồng thời cả hai cơ chế và ban hành danh sách cập nhật thường xuyên các quốc gia mà Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam, để các cơ quan tiếp nhận giấy tờ tra cứu và áp dụng đúng pháp luật.

Tóm lại, việc gia nhập Công ước Apostille là bước tiến quan trọng trong hội nhập pháp lý quốc tế của Việt Nam, tạo thuận lợi rõ rệt cho các bên nước ngoài tham gia tố tụng Toà án và hòa giải thương mại. Để phát huy đầy đủ lợi ích này, tất cả các chủ thể liên quan cần chủ động chuẩn bị trước ngày 11/9/2026. Đối với VICMC và cộng đồng hòa giải thương mại Việt Nam, đây không chỉ là thời điểm thích ứng với thay đổi pháp lý mà còn là cơ hội để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động hòa giải tranh chấp quốc tế.

Tham khảo danh sách các quốc gia là thành viên của Công ước Apostille tại đây

Tác giả bài viết

Nguyễn Phương Thảo Uyên – Thư ký VICMC

Phạm Quang Duy – Sinh viên Đại học Luật Hà Nội

^[1] Vietnam.vn (2026), Việt Nam hoàn tất các thủ tục gia nhập Công ước Apostille, https://www.vietnam.vn/en/viet-nam-hoan-tat-cac-thu-tuc-gia-nhap-cong-uoc-apostille

^[2] Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH), Toàn văn Công ước Apostille, https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41

^[3] Khoản 3 Điều 1 Công ước Apostille

^[4] Điều 5 Công ước Apostille

^[5] Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH), Danh sách các quốc gia thành viên Công ước Apostille, https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

^[6] Visana (2025), Phân biệt Apostille và Legalization, https://visana.vn/phan-biet-apostille-va-legalization/

^[7] Điều 14, 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP

^[8] Singapore Academy of Law (2024), Public documents can be authenticated online from 2025, https://sal.org.sg/articles/public-documents-can-be-authenticated-online-from-2025-2/

^[9] Department of Foreign Affairs. (2024, March 19). DFA launches Philippine e-Apostille system. https://www.apostille.gov.ph/2024/03/21/dfa-launches-first-e-apostille-service-in-the-asean-region/

^[10] European Commission, (2024), Public documents: Simplified procedures for recognition across the EU, https://ec.europa.eu/info/law/cross-border-cases/recognition-documents_en